Onboarding :

Comment améliorer l'intégration de ses futurs collaborateurs en entreprise ?

De la nécessité d’intégrer vos talents dès leur arrivée

Tout le monde se souvient de ses premiers jours dans une entreprise !

Pourtant 1 collaborateur sur 5 qui rejoint une entreprise, envisage dès le premier jour de la quitter.

Ressentir de la solitude, du manque de considération, devoir s’intégrer seul, sont autant de mauvaises anecdotes, qui peuvent influencer par la suite l’expérience de vos nouvelles recrues. Ou inversement, avoir vécu un accueil chaleureux, un accompagnement attentionné, de véritables échanges avec les équipes, permettent une réelle immersion dans ses missions.

Alors que dans certaines entreprises, le recrutement peut être facilité par leur attractivité et leur réputation, dans beaucoup d’autres, le processus est parfois semé d’embûches. L’objectif des ressources humaines est donc de garder les nouvelles recrues, dans le but d’avoir le moins de turnover possible.

 

Dans cet article, découvrez les bases de l’intégration d’un nouveau talent, et nos conseils d’expert pour concevoir un plan d’intégration inoubliable en entreprise !

 

Embarquement immédiat !

L’onboarding fait partie de cette fameuse liste d’anglicismes utilisés dans la plupart des entreprises influencées par la startup nation ! La traduction d’onboarding signifie « embarquement » en anglais, mais dans un sens beaucoup plus large, cela désigne l’intégration 2.0 d’un nouvel employé au sein d’une entreprise.

Une seule règle d’or, les 4C !

L’intégration fait partie du processus d’embauche et en conditionne même la réussite !

Une base théorique certes, mais une trame qui vous facilitera la rédaction de votre stratégie d’accompagnement des nouveaux collaborateurs : La méthode des 4C (Conformité, Clarification, Culture et Connexion).

Cette succession d’étapes est indispensable à la socialisation organisationnelle du nouvel arrivant !

 

CONFORMITÉ :

Cette première étape est la base que toute entreprise met en place, parfois même en amont du premier jour du salarié : adéquation du candidat avec les valeurs de l’entreprise, transmission des documents légaux (contrat de travail, documents internes…)

CLARIFICATION :

Dans cette phase, l’entreprise vérifie l’adéquation des missions et du poste dans sa globalité, avec les attentes de l’employé et des équipes. Faire le point avec le nouvel arrivant, une étape fondamentale pour vérifier que vision d’entreprise, missions et poste soient bien alignés.

CULTURE :

Il est nécessaire d’informer le nouveau collaborateur sur les habitudes internes et l’environnement de l’entreprise. Il s’agit des normes culturelles, des relations entre les individus, ou encore les valeurs sociales…

CONNEXION :

Comme son nom l’indique, cette étape vise à créer des connexions entre le nouveau membre et le reste de l’équipe déjà en poste. Au delà de simplifier la bonne entente, cela facilitera surtout les démarches de l’arrivant. Créer du lien, apprendre à se connaître les uns les autres, faire les présentations et provoquer les échanges, font partie des missions des managers et des ressources humaines.

Culture et Connexion, deux phases trop souvent délaissées par l’entreprise, pourtant elles sont indissociables d’un onboarding réussi.

 

Les enjeux de l’onboarding dans le processus de recrutement

Human First : la dimension humaine avant tout

Rassurer votre collaborateur et lui donner l’envie de poursuivre sa mission : votre priorité.

Mais qu’en est-il de l’importance de l’onboarding pour le collaborateur ? Dernièrement, la QVT (Qualité de Vie au Travail) commence à connaître un essor considérable au sein des orientations stratégiques des entreprises pour placer l’expérience collaborateur en top position.

Développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise, faire en sorte que chaque talent trouve sa place, son importance, lui donnera la légitimité nécessaire pour affirmer ses ambitions et sa motivation dans le poste. Et tout commence dès le premier jour de l’intégration !

Qui de mieux que le salarié pour parler de l’entreprise dans laquelle il travaille ?

La marque employeur, trop souvent négligée, offre pourtant de nombreux atouts à portée de main : entreprise plus attractive, futurs talents volontaires et impliqués dans la démarche de recrutement, capital sympathie au beau fixe, organisation de travail améliorée dès l’arrivée du collaborateur…

 

Un mauvais onboarding coûte cher

En période de crise économique, la fidélisation et le développement des salariés ne laissent pas de place à l’erreur. Le but étant de réduire le turnover (taux de renouvellement du personnel) et de pérenniser l’embauche. Rater une intégration et voir un collaborateur partir pendant la période d’essai ou lors de sa première année de contrat est chronophage et onéreux.

Bien sûr, beaucoup d’éléments sont à prendre en compte lors du calcul de ce coût (la rémunération du salarié sortant, son grade, sa durée totale dans l’entreprise…) et également dans les raisons de son départ (missions effectuées qui ne correspondent pas à aux attentes du salarié, mauvaise ambiance interne, salarié qui ne trouve pas sa place…). Mais parmi ces raisons, une bonne intégration peut éviter un départ prématuré !

 

Quel est le rôle des cabinets de recrutement dans l’onboarding ?

Chez Hexagon, le cabinet spécialiste du recrutement de cadres, nous intervenons dans la recherche du talent, dans le processus de recrutement, mais également à son intégration. Véritable cabinet de conseils, chaque consultant expert place l’expérience candidat au coeur de toutes ses missions, même lors de l’onboarding. Une fois que le candidat intègre physiquement la structure, un réel suivi est mis en place pour veiller à ce que ce dernier ait toutes les cartes en main pour mener à bien ses missions, et rayonner dans l’entreprise.

Passer par un cabinet de recrutement offre un double accompagnement. Dans un premier temps, lors de l’intégration du candidat. Le consultant veillera à ce que les managers et ressources humaines de l’entreprise respectent bien un plan d’intégration structuré et sérieux.

De plus, il apportera un réel soutien et suivi envers le candidat en cours d’intégration.

 

Nos conseils pour un onboarding parfait en 13 points clés :

 

1. PRÉPARER LEUR ARRIVÉE

En amont il faut bien entendu préparer son espace de travail, son « Welcome Pack », et tous les outils dont il aura besoin dès son premier jour.

2. L’accueil le jour J

Accueillir le nouvel arrivant avec un petit déjeuner d’accueil. Si organiser un déjeuner le midi est compliqué, faites en sorte qu’un collaborateur interne soit disponible pour déjeuner avec ce dernier pour son premier midi !

3. Présenter le SI

Présenter le SI (Système d’Informations) de l’entreprise, avec la prise en main de tous les logiciels tels que la messagerie, les agendas, les templates graphiques…permettra au nouvel entrant d’être opérationnel dès le premier jour.

4. Welcome pack

Donner au nouveau collaborateur tout le matériel énoncé dans son contrat, prêt-à-l’emploi !

Exemples :

  • S’il dispose d’un PC, il faut que tous ses comptes soient déjà créés, et connectés !
  • Lui envoyer en amont un email récapitulatif avec tous ses identifiants et ses codes d’accès pour qu’il en prenne connaissance dès son arrivée !
  • Lui donner (en version print ou digital) le « book of values » de l’entreprise (plus communément appelé le livret d’accueil), dans lequel il pourra y retrouver toutes les informations relatives à l’entreprise
  • Lui remettre son mug, stylo, carnet, ou autres goodies internes !

5. Présentation aux équipes internes…

Il est important de connaître ses nouveaux collègues, ses interlocuteurs dans l’entreprise. Vous pouvez lui nommer un mentor (généralement un collègue direct) auprès de qui il pourra se référer tout au long de son intégration !

6. … Mais également externes !

Il est important de présenter également votre nouveau salarié aux fournisseurs ou interlocuteurs externes avec qui il aura occasion d’échanger tout au long de ses missions.

7. Point RH

Il faut penser à planifier un moment dans la journée pour les tâches administratives : inscription dans les registres internes s’ils existent, expliquer les process RH (congés payés, RTT, notes de frais…) préparer la « formation sécurité », revenir sur le règlement interne s’il n’a pas été explicitement lu en amont…

8. To-do list

Rédiger une to-do list de tâches simples à réaliser (envoyer un premier message aux équipes sur les réseaux de discussion interne, aller prendre un café avec telle ou telle personne, essayer d’imprimer un document, enregistrer les coordonnées de ses collègues directs et interlocuteurs externes…) lui permettra de se sentir important dès le premier jour.

9. Réunion stratégique

Vous pouvez organiser une réunion d’accueil avec les dirigeants de l’entreprise (présentation des stratégies, des visions futures, des chiffres importants et des objectifs). Un seul leitmotiv : impliquer le salarié dans la vie de l’entreprise !

10. CHEESE !

La fameuse photo d’arrivée ! Intégrer le collaborateur au trombinoscope lui offre déjà en partie sa place parmi les équipes !

11. Planifier les formations

Bien que le collaborateur ait été recruté pour ses compétences et surement son expérience, chaque entreprise est différente. Former un nouveau collaborateur sur le secteur, les activités, et les technicités propres à l’entreprise sont des actions fondamentales !

12. Annoncer son arrivée sur les réseaux sociaux !

Un beau portrait et quelques lignes dans une publication peuvent permettre aux clients ou fournisseurs de mettre un visage sur un nom et encore une fois, cela permet de cultiver le sentiment d’appartenance à l’entreprise : vous officialisez au grand jour son arrivée !

13. Suivi et entretien à froid

Quelques mois après son intégration, il est vraiment impératif d’organiser un entretien d’intégration. Le but étant d’évaluer si l’intégration s’est bien passée, comment se sent votre collaborateur au bout de 3 mois, si ses visions sont toujours les mêmes que celles qu’il avait avant d’intégrer la structure. Cet entretien vous permettra de vous évaluer, et non d’évaluer votre salarié ! Récolter des informations à froid vous permettra de vous améliorer.

 

bonus : Intégrer un collaborateur à distance, c’est possible, Et on vous le prouve !

Malheureusement, en ces temps de covid, et dans un nouveau monde ou le télétravail est une quasi-obligation pour toutes les entreprises, intégrer un nouveau collaborateur en suivant les conseils de cet article, n’est pas toujours réalisable. Mais pas de panique : il suffit juste de réadapter ces étapes…à distance ! Chez Hexagon, nous avons intégré Audrey, notre consultante senior en finance, durant le premier confinement ! Et il y a quelques jours, elle a fêté son premier Hexanniversaire !

 

 

« J’ai rejoint Hexagon le 23 mars, au tout début du premier confinement. Evidemment j’avais quelques inquiétudes et je me suis demandé comment allait se dérouler mon intégration. Quelle surprise de recevoir mon ordinateur, tout neuf, mon téléphone, mon casque mais également mes cartes de visite directement chez moi ! Les logiciels étaient installés et mon ordinateur déjà paramétré 😃. Mon manager avait prévu des créneaux horaires pour échanger sur les outils et j’ai également eu ma formation sur notre ATS avec l’éditeur. Les « books utilisateur » étaient consultables sur notre drive et mes collègues disponibles. Conclusion : tout s’est très bien passé et j’ai réalisé mon premier recrutement sans être allée au bureau 😁 ».

Audrey Jullien ⎜ Consultante Senior Division Finance chez Hexagon